Oficina Notarial.
La oficina notarial ejerce – exclusivamente para los ciudadanos italianos que se encuentren en el exterior de manera permanente o temporal – algunas funciones notariales previstas por nuestro ordenamiento.
Se trata de recibir actas públicas (poderes-revocaciones), notificaciones de actas administrativas y judiciales, de autentificaciones de firmas e de fotografías y legalizaciones de documentos para ser presentados en el exterior o en Italia.
Las actas notariales formadas en este Consulado General son válidas únicamente en el territorio de la República Italiana y en las Representaciones diplomático-consulares italianas.
Los servicios más frecuentes solicitados a la oficina notarial previa cita son:
• Actas notariales (*)
• Legalizaciones de distintas actas (estado civil, divorcios, poderes venezolanos, actas administrativas para ser utilizadas en Italia, etc.) (*)
• Copia del expediente previa solicitud por e-mail a caracas.notarile@esteri.it (*);
• Notificación de acta administrativa o judicial, después de una convocación dirigida al connacional;
• Autentificación de firmas y fotografías;
• Copia conforme al original del pasaporte italiano vigente (*);
• Renovación de la licencia de conducir italiana (*)
Para la expedición de cada acta es previsto el pago de una tarifa consular, en favor de la Administración, cuyo monto varía de acurdo al tipo de acta.
La oficina notarial se encarga también de notificar a los interesados, ciudadanos italianos, eventuales actas procedentes de los Órganos Judiciales italianos que oportunamente lo soliciten.
CITAS
Las citas para la Oficina Notarial se reservan únicamente a través del correo electrónico: caracas.notarile@esteri.it.
ACTAS NOTARIALES
Únicamente para ciudadanos italianos que se encuentren en el exterior de manera permanente (inscritos en el AIRE) o temporal.
Se trata de actas formadas en lengua italiana que prevén que los declarantes conozcan el idioma y asistan a la Oficina Notarial del Consulado con un documento de identificación vigente (pasaporte italiano).
Puesto que los poderes constituyen actas complejas y requieren una minuciosa preparación y redacción antes de la firma, se le ruega al usuario que especifique, al momento de solicitar la cita, la razón exacta de la solicitud y, en el caso particular del poder, el objeto del mismo.
Para la preparación de la documentación, vista la complejidad de la materia, se sugiere consultar previamente con un legal o notario, para recibir indicaciones generales acerca de eventuales y específicos contenidos, que la misma acta deberá llevar y enviar un borrador en formato Word por e-mail a: caracas.notarile@esteri.it, al momento en que se solicite la cita.
Además, para la preparación de las actas notariales, que se redactarán como “Actas Públicas”, deberán proporcionarse los siguientes datos:
Mandante (quien otorga el mandato, el poder):
Copia del pasaporte italiano vigente
Código Fiscal italiano
Rif venezolano actualizado
Mandatario (quien recibe el mandato, el poder):
Carta de identidad italiana
Codice fiscale italiano
Las actas notariales pueden tener por objeto:
1. PODER AMPLIO
Poder que debe ser empleado con CAUTELA EXTREMA, puestos los amplísimos poderes que otorga al mandatario:
2. PODER ESPECIAL
En este último caso especificar si se trata de:
a) Poder especial para litigar: mandante + mandatario (puesto que se trata de un legal, suministrar también los datos de la Sede del Estudio legal) + datos completos de la persona o sociedad en contra de la cual se quiere actuar;
b) Poder especial Compra o Venta de Bienes Inmuebles: mandante + mandatario + datos catastrales actualizados (certificado catastral)
c) Poder Especial para Compra o venta de Autovehículos o Motociclos: mandante + mandatario + certificado de circulación
d) Poder especial para Compra/Venta/Resolución de Sociedades: mandante + mandatario + descripción de la sociedad
e) Poderes Especiales para trámites de Sucesión y/o Actas de Aceptación/Renuncia relativos a herencias: mandante + mandatario + bien objeto de la herencia + datos completos del familiar fallecido (fecha de nacimiento, lugar de nacimiento y fecha y lugar de la muerte), copia del acta de defunción.
f) Poder especial para Donación/Acepatación de Donación: mandante + mandatario + beneficiario de la donación + 2 testigos ciudadanos italianos, con un documento de identidad válido.
OJO: Los usuarios que no posean la ciudadanía italiana deberán dirigirse a una Notaría Pública Venezolana, apostillar el documento y traducirlo al italiano; después la Oficina Notarial del Consulado General legalizará, previa cita, la traducción al italiano.
SUCESIONES
En relación al fallecimiento de un ciudadano italiano en Venezuela y al correspondiente trámite de Sucesión, es necesario, a grandes pasos, seguir las siguientes indicaciones:
1. Sin cita, presentar a la oficina consular competente (Servizi Demografici) el acta de defunción (apostillada y traducida al italiano); dicha acta se enviará al Comune italiano de inscripción al AIRE o de última residencia, para su transcripción.
2. Al mismo tiempo, los herederos deberán presentar en la oficina Notarial Consular copia del Acta de defunción y solicitar la Declaración de herederos únicos y universales, indicando los datos personales del fallecido, lugar y fecha de la muerte y el código fiscal.
Para ulteriores detalles se puede consultar por e-mail al correo electrónico: caracas.notarile@estri.it
AUTENTIFICACIONES
Autentificación de firma: consiste en la certificación por parte del funcionario público de la autenticidad de la firma colocada en su presencia. Para proceder a la autentificación de la firma es necesario asistir personalmente a la Oficina Notarial con un documento de identidad (pasaporte italiano) válido.
Autentificación de fotografía: es necesario asistir a la Oficina Notarial con 2 fotografías iguales y un documento de identidad válido.
Para mayores informaciones:
http://www.esteri.it/MAE/IT/Italiani_nel_Mondo/ServiziConsolari/AttiNotarili/Autenticazione.htm
AUTOCERTIFICACION
Se trata de una declaración que el interesado redacta y suscribe en su propio interés acerca de estados, hechos y cualidades personales y que utiliza en las relaciones con la Administración Pública y con los gestores de servicios públicos. En las relaciones con sujetos privados el recurso a la autocertificación se remite a la discrecionalidad de éste.
N.B.: El 1° de enero de 2012 han entrado en vigor las nuevas disposiciones en materia de certificados y de declaraciones sustitutivas, de acuerdo al art. 15 de la ley 12 de noviembre de 2011, n. 183. A partir de tal fecha los certificados sólo tendrán validez en las relaciones entre privados, mientras que las Administraciones Públicas no podrán más solicitar o aceptar las certificaciones, que deberán siempre ser sustituidas por las autocertificaciones.
Las normas acerca de la autocertificación se aplican a los ciudadanos italianos de la Unión Europea, así como a los ciudadanos extracomunitarios que viven regularmente en Italia, limitadamente a los datos verificables en Italia por sujetos públicos.
En caso tal de hallarse declaraciones falsas, la falsedad en las actas y el uso de actas falsas se sancionan de acuerdo al código penal y de las leyes especiales en materia (art. 76 DPR 445/2000)
El declarante, además, pierde los beneficios eventualmente conseguidos gracias a provisiones basadas en declaraciones falsas.
Para mayores informaciones:
http://www.esteri.it/MAE/IT/Italiani_nel_Mondo/ServiziConsolari/Autocertificazione.htm
LEGALIZACIONES DE FIRMAS Y CERTIFICACION DE TRADUCCION
Las actas de estado civil expedidas por las Autoridades Venezolanas y que deben ser presentadas en el exterior, deberán ser completas de Apostille y sólo después se traducen al italiano.
Después se procederá a certificar la conformidad de las traducciones de las actas sólo para quienes han solicitado este servicio escribiendo a: caracas.notarile@esteri.it
La legalización es un requisito esencial para que un acta extranjera pueda producir en Italia sus efectos legales y está sujeta al pago de la tarifa consular vigente al momento.
Para los Países que han suscrito el Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961, entre los que están Italia y Venezuela, la legalización de las actas notariales, judiciales y de estado civil es sustituida por el sello de la Apostilla.
Tanto la legalización como la Apostilla consisten en la certificación de la calificación legal del Oficial Público (o funcionario) que ha firmado el acta y la autenticidad de su sello.
La conformidad de la traducción de actas de distinta naturaleza:
el interesado deberá presentarse con el acta apostillada, firmada por las Autoridades locales, sellada y traducida al italiano.
Pueden ser certificadas las traducciones anexas a actas de: nacimiento, matrimonio, defunción, divorcios, declaraciones de rentas, etc.
ATENCION:
Para proceder a certificar la conformidad de las traducciones, en caso de que el solicitante no pueda asistir personalmente al Consulado, deberá enviar a una persona de su confianza autorizada por medio de un poder simple, acompañado por una copia del documento de identidad y de residencia.
Sólo se procederá con la conformación de la traducción de las actas para aquellos usuarios que hayan solicitado el servicio a través de una cita.
LAS OFICINAS CONSULARES HONORARIAS están habilitadas al ejercicio de algunas Funciones Consulares (Poderes Especiales, Autorizaciones, Notificaciones, Autentificaciones de firmas y Copias conforme del pasaporte italiano).
Licencias de conducir
La renovación de la licencia de conducir italiana puede ser solicitada exclusivamente por ciudadanos italianos residentes en la circunscripción consular de Caracas y regularmente inscritos en el AIRE, así como por ciudadanos establecidos en el exterior por un periodo de al menos 6 meses.
La licencia de conducir debe tener un máximo de 5 años de vencimiento
Los documentos que hay que presentar son:
- FORMULARIO de solicitud de renovación, debidamente rellenado y firmado;
- Certificado médico expedido por un médico reconocido por este Consulado General (MODULO);
- Licencia de conducir vencida, en buenas condiciones, original y copia;
- 2 fotos (fondo blanco tipo pasaporte);
- Pasaporte italiano vigente, original y copia;
- Rif (venezolano) actualizado o cualquier documento que compruebe la dirección de residencia.
El costo del certificado médico es a cargo del solicitante y se le cancela directamente al médico
Código Fiscal
El Código Fiscal es el instrumento de identificación del ciudadano en las relaciones con los entes y las administraciones públicas italianas, es otorgado por la Agenzia delle Entrate. El código contiene 16 caracteres que identifican el apellido y el nombre del titular, año, mes y día de nacimiento, sexo y lugar de nacimiento y puede ser solicitado a través del Consulado General. El servicio es gratuito.
El Código Fiscal es imprescindible para quienes desean realizar operaciones financieras en Italia, especialmente en el sector inmobiliario y/o en caso de herencia y, por lo tanto, se expide también a los ciudadanos extranjeros.
Las empresas o sociedades tienen que solicitar el código fiscal en Italia a la sede de la Agenzia delle Entrate competente en la zona de registro/sede de la empresa/sociedad.
Los ciudadanos italianos, que residen en la circunscripción consular de este Consulado General (inscritos en el AIRE), pueden pedir un Código Fiscal si nunca lo han tenido o un certificado del que ya tienen, por ejemplo, para acceder a los servicios relacionados con la identidad digital (SPID-solo para ciudadanos italianos).
El código fiscal puede ser solicitado enviando a caracas.cf@esteri.it la siguiente documentación:
- El módulo de la Agenzia delle Entrate debidamente rellenado.
- Fotocopia del pasaporte italiano o del pasaporte venezolano vigente.
- RIF venezolano vigente.
En caso que la solicitud sea para un menor de edad, el módulo deberá ser firmado por ambos padres y se tendrá que anexar documento de identidad italiano tanto del menor como de los padres. En caso que el menor de edad no tenga un documento italiano, es necesario adjuntar una copia del pasaporte venezolano y acta de nacimiento.
Este Consulado General podrá solicitar al interesado ulterior documentación en el caso en que los documentos presentados sean insuficientes. Se recuerda que, para los ciudadanos italianos, las generalidades escritas en el módulo tienen que coincidir con las de nuestro registro consular.
Los ciudadanos extranjeros, que residen en esta demarcación consular, pueden pedir un Código Fiscal a este Consulado General. Sin embargo, tendrán que adjuntar documentación reciente y fehaciente del trámite legal/notarial/administrativo para el que necesitan el Código o bien el periodo de estudio o la actividad laboral que realizarán en Italia. La Oficina Codici Fiscali se encargará de comprobar dicha documentación.
¡ATENCIÓN! El Código Fiscal se expide con base en los datos personales: nombre, apellido, fecha y lugar de nacimiento. En el caso de personas que la Administración Pública italiana ya conoce, estos datos tienen que ser los mismos que la Administración Pública italiana ya posee.
La Agenzia delle Entrate ya no expide tarjetas de plástico, el Código Fiscal no caduca y no cambia por mudarse al extranjero. La oficina Codici Fiscali no tiene la posibilidad de corregir un Código Fiscal incorrecto o de modificar el nombre. En ese caso, es necesario dirigirse a la Agenzia delle Entrate en Italia.
Hay que rellenar todas las partes de la solicitud indicando exactamente los datos del solicitante tal y como aparecen en el documento de identidad. Los ciudadanos italianos tienen que indicar el nombre que aparece en el documento italiano, aunque tengan otra ciudadanía. La dirección en Italia puede estar limitada a la indicación del Comune de referencia AIRE en Italia. Quienes solicitan un certificado de Código Fiscal preexistente DEBEN especificar qué servicio solicitan y, si lo saben, poner su código fiscal en la “Sezione II” del formulario de solicitud.
El certificado expedido por este Consulado General da fe del código fiscal y de los datos relacionados con este, inscritos en Registro Tributario. La impresión del código fiscal en formato bar-code (código de barras) permite su lectura óptica, así como la tarjeta de plástico del código fiscal y la tarjeta sanitaria italiana.
Para mayores informaciones consultar la página web del Ministerio de los Asuntos Exteriores y de la Cooperación Internacional.
